Vo veku odosielania správ a okamžitých správ na internete sa niekedy zdá, že umenie telefónnej komunikácie vyzerá tak, ako keby to šlo okolo cesty. Telefónna komunikácia môže byť príležitostná, medzi priateľmi alebo formálnejšou časťou podnikania. Efektívna telefonická komunikácia sa začne ešte predtým, ako dokonca vyzdvihnite telefón. Premýšľate nad tým, aké posolstvo potrebujete alebo chcete vysloviť, ako navrhujete, aby ste získali informácie a ako dobre počúvať, sú súčasťou efektívnej telefónnej komunikácie.
Nájsť nejaké tiché
Komunikácia prostredníctvom telefónu je oveľa efektívnejšia, keď sa obidve strany môžu jasne počuť bez šumu na pozadí. Plánujte, aby ste volali, či ide o prácu alebo o to, aby ste dohonili so starým priateľom, v čase, keď nie ste povinní navštevovať inú firmu. Ak prijímate prichádzajúci hovor, pokúste sa nájsť pokojné miesto vo vašom dome, kde volajúci nebude súťažiť so zvyškom vašej rodiny. Blikajúce zvuky, ako je televízia, cestná premávka a deti v núdzových situáciách, môžu zasahovať do vašich počúvacích a komunikačných zručností, čo sťažuje podnikanie vo vašom telefóne.
Vyberte svoje slová
Váš jazyk hrá veľkú úlohu pri rozvíjaní efektívnych komunikačných zručností. Byť zdvorilý sa vždy očakáva, keď budete hovoriť po telefóne, ale premýšľanie o vašich slovách predtým, než zavoláte, vám môže pomôcť urobiť jasný bod, rovnako ako dať osobe na druhom konci linky dobrý dojem. Vypísanie skriptu hlavných bodov, ktoré chcete pokryť, okrem názvov ľudí, s ktorými budete musieť hovoriť, vám môže pomôcť udržať sa na ceste, podľa štatútu Štátneho oddelenia práce v Idahu. Skúste použiť neutrálny jazyk na zmiernenie negatívnych odpovedí, aby osoba, ktorej hovoríte, bude ďalej počúvať. Divízia štátnej informačnej technológie v Južnej Karolíne ponúka frázy ako "navrhujem" alebo "odporúčam", namiesto toho, "by si mal" alebo "musíš." Často, keď volajúci nepočuje, čo chce alebo očakáva, že počuje na linke, prestane počúvať a vaša komunikácia sa účinne zastavila.
Obliekajte časť
Možno zistíte, že komunikujete lepšie po telefóne, keď sedíte rovno, oblečený v oblečení vhodnom pre danú úlohu a inak sa správať profesionálne. Rozprávanie na gauči, keď je roztiahnuté, môže tlmiť tvoj hlas a spôsobiť ťažkosti pre osoby, ktorým hovoríš. Ak používate telefón na profesionálne účely, postupujte pri odpovediach na otázky pomocou partnera alebo magnetofónu, aby ste získali spätnú väzbu o tóne hlasu a tiež o tom, ako hovoríte.
Počúvajte úplne
Komunikácia znamená počúvať a hovoriť. Pozorne počúvajte bez toho, aby ste odrezali telefónneho korespondenta. Poďakujte sa každému komentáru, takže vaša volajúci vie, že počúvate a nielen ju vyladili. Ale nekomentujte tak často, že sa zdá, že práve vkladáte rovnaké frázy - "Vidím", "Správne", "OK" je niekoľko príkladov - bez skutočného počúvania. Pripravte si poznámkový blok a pero, aby ste si mohli zapísať všetky relevantné informácie a zopakujte to inej osobe, ak budete potrebovať objasnenie.
